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上海大学档案馆成立于1994年5月27日，是在上海工业大学、上海科学技术大学、原上海大学、上海科技高等专科学校的档案部门基础上合并而成的。1998年3月，时任校长钱伟长为上海大学档案馆题写馆名。1999年5月9日，国家档案局批准上海大学为“国家二级”档案管理科技事业单位。2001年3月，上海大学档案馆搬迁至宝山区上大路99号新校区内，结束了以往多个校区分散管理状况，实现了档案的集中统一管理。
上海大学档案馆成立于1994年5月27日，是在上海工业大学、上海科学技术大学、原上海大学、上海科技高等专科学校的档案部门基础上合并而成的。1998年3月，时任校长钱伟长为上海大学档案馆题写馆名。1999年5月9日，国家档案局批准上海大学为“国家二级”档案管理科技事业单位。2001年3月，上海大学档案馆搬迁至宝山区上大路99号新校区内，结束了以往多个校区分散管理状况，实现了档案的集中统一管理。
学校设立档案工作管理委员会，校长任主任，分管档案工作的副校长任副主任。档案馆作为正处级建制的常设机构，既是全校档案工作的行政管理部门，又是永久保存和提供利用档案的保管基地。上海大学档案馆经过多年的不懈努力，档案管理水平与服务质量不断提高，档案工作获得了上海市教育委员会、上海市档案局和学校的肯定，也获得了各类荣誉称号：2007年获“上海市三八红旗集体”，2008年获“上海市档案系统先进集体”，2010年获上海市教委系统“巾帼文明岗”。
2011年11月，在接受上海市教委、上海市档案局对贯彻《高等学校档案管理办法》（“27号令”）情况检查考评中，上海大学档案工作获得“优秀”的等第。2012年获上海市档案局颁发的上海市第六届档案馆日宣传月的表彰证书。2013年，“务实创新‘值班馆长’党员先锋示范岗服务师生”项目荣获学校优秀组织生活案例并获得学校2011-2012年度“文明窗口”称号。2014年8月28日，上海市档案局刘志成副局长率检查组来校对贯彻《档案法》工作进行行政执法检查，高度肯定上大档案工作，认为学校档案工作“保障到位、基础扎实、机制创新、成效显著”。2014年，被上海市档案局认定为全市首批20家档案工作示范单位之一（上海高校唯一一家），获上海市档案局颁发的上海市“第八届档案日宣传活动组织奖”荣誉（上海市属高校唯一一家）。2015年获“上海市档案系统先进集体”（沪人社奖[2015]17号），获得学校2013-2014年度“文明窗口”称号，“为党管档，为校守史——档案馆支部创新开展口述采访工作”项目获学校2014年度优秀组织生活最佳案例奖。
随着学校的发展，档案馆业务范围也相应扩大，为了更好地适应学校发展的需要，根据档案工作的职能，档案馆多次对馆内机构进行调整。档案馆现设：收集指导室、保管利用编研室、学生档案室、信息开发室、馆办公室五个室。全馆人员进行定编定岗、明确职责、定期考核、实行档案工作规范化管理。 档案馆现有工作人员23名，其中具有研究生学历10人，占43%；高级职称3人、中级职称12人，总共占65%；档案专业毕业5人，占22%。档案管理人员的学历、职称、学缘结构逐步优化。
档案馆建筑面积1800平方米，其中库房近800平方米，实现了办公、阅档、库房和对外服务四分开。档案馆基础设施完备，配备了自动温控系统、视频监控系统、密集架、防磁柜、复印机、数码相机、扫描仪、光刻机、计算机、服务器等现代化设备，并配备有防火、防盗自动报警系统。
档案馆有老上海大学（1922-1927）、上海工业大学（1960-1994）、上海科学技术大学（1958-1994）、原上海大学（1983-1994）、上海科技高等专科学校（1959-1994）、新上海大学（1994- ）和钱伟长全宗计7个全宗的档案，设有党群、行政、教学、科研、外事、设备、基建、财务、出版、声像、人物、实物、学生档案等十三个档案门类，截止到2015年12月31日，档案馆馆藏档案为100449卷（件），在校学生档案39729卷；档案目录中心目录数据为1671781条，电子档案数据总量达1.35T。 2014年，档案馆接受归档案卷8123卷（件），档案利用达到10539人次，查阅案卷15654卷（件），转递学生档案7052份。2015年，档案馆接受归档案卷7949卷（件），档案利用达到9147人次，查阅案卷11825卷（件），转递学生档案7620卷。
档案馆在为学校和社会提供档案利用的同时，还不断注重档案信息的开发利用，加强档案编研，先后撰写和汇编了《上海大学档案馆指南》、《上海大学档案馆全宗介绍》、《上海大学机构沿革表》、《上海大学档案工作规章制度汇编》、《馆藏钱伟长档案精编》、《上海大学学生名录》、《上海大学毕业生档案转递情况汇编》和《上海大学大事记》、《档案管理工作手册》、《2013年版员工手册》、《2014年版员工手册》、《2015年版员工手册》等。 2010年夏天，著名学者钱伟长校长逝世，档案馆制作了《大师风范、学者楷模》和《钱伟长与上海大学》视频在上海大学网站展示，弥补了钱校长视频展示材料的不足，当时点击率达5000多人次，宣传了钱伟长的爱国思想和教育思想。
档案馆挖掘馆藏资源，编写了《上大记忆》一书。《上大记忆》从1922年的上海大学写起，记录了合并前五个学校的历史发展轨迹，以及新组建的上海大学发展新貌，全书约30万字，2012年正式出版。2014年正值新上海大学组建20周年，也是上海大学档案馆建馆20周年的纪念。为了梳理走过的二十年历史，回顾盘点以往所做的工作，以期留下点滴痕迹并更好地走向未来，档案馆编写的《回眸——上海大学档案馆建馆二十周年纪念》一书由上海大学出版社正式出版。本书由汪敏副校长作序并担任主编，由凭海临风、美好回忆、岁月留痕、兰台实践四部分组成，配有70张照片，共31万余字，全面展现了档案馆20年的发展历程和取得的成绩，见证了档案馆全体同志高度的向心力和默默耕耘的工作精神。2015年，档案馆结合对档案工作的理解和实践编写了《上海大学档案管理与服务规范》一书，11月份由上海大学出版社正式出版。是学校档案工作改革发展建章立制的成果，也是2014年8月28日上海市档案局刘志成副局长率队对上海大学档案工作进行行政执法检查并高度肯定上海大学档案工作“保障到位、基础扎实、机制创新、成效显著”后希望总结可复制可推广经验的具体落实，突显了上海大学档案工作务实与创新的特色。
档案馆每年结合“国际档案日”宣传活动积极开展档案的文化宣传工作，2012年6月档案馆举办的《馆藏钱伟长档案图片精粹》获得上海市档案局的市级表彰，并写入上海市档案局2012年的书面工作总结中。2013年6月举办《日新其德 止于至善——于右任与二十世纪二十年代的上海大学图片展》，2014年5月举办《光影中的上大微生活图片展》，得到《上海档案》杂志和中国档案信息网的相继报道。2015年5月举办《铭刻——上海老报业中的上海大学展览》。这些档案信息的挖掘、编研和宣传，彰显了档案信息的文化传播功能，也更好地服务于学校精神文明建设。在实现规范化管理的同时，档案馆注重加强档案信息化的建设。
档案馆于2006年10月引进“南大之星”档案管理软件，并于2009年在全校推广使用。档案馆还研发了学生档案传递管理系统、历届学生学历、学位、成绩证明管理系统、研究生论文归档管理系统以及档案工作综合管理平台，极大地提高了工作效率。为加快档案信息化建设步伐，提高档案工作的管理水平和管理效率，上海大学档案馆根据学校档案工作的实际状况，将上海大学档案信息化建设分成三个阶段进行：档案目录中心建设、电子文件归档与管理、数字档案管理系统建设。
上海大学档案目录中心数据库现已有1671781条目录，实现了四校合并前后七个全宗的档案可被无缝检索利用；2013年完成了《档案综合利用平台》项目的研发并上线年，馆藏存量档案数字化项目获准立项并开始实施，并实现了增量档案的数字化；2015年在全校推广新档案管理系统。这些都将为数字档案馆的建设打下坚实的基础。
上海大学每年招收本科生、研究生10000余名（其中本科学生6000名左右，研究生4000名左右），这些学生档案都进入档案馆保存。目前，在校学生档案39729卷。上海大学学生档案自1994年5月27日起就由档案馆管理，在长期的管理实践中形成了一定的管理特色。在管理制度上，档案馆制定了《学生档案管理办法》、《学生档案转递制度》、《本科生、研究生档案归档范围》等规章制度，使管理工作规范化、制度化。在管理内容上，档案馆将学生档案归档范围目录公开，多次举办宣传教育活动，通过网络介绍学生档案管理的相关知识，解答有关问题，提高学生对档案的认识。在管理方式上，档案馆研制学生档案管理系统，并建立学生档案数据库, 学生在档案馆网站上只需输入姓名、学号，就能实时查询，及时了解个人档案的转递去向。
2001年在学校领导的提议下，档案馆与文学院档案系根据资源共享、优势互补的原则，共同创建上海大学“档案现代技术实验室”。学校投资50万元购买了盐雾箱、纸张拉力实验机、白度仪等档案实验仪器设备。档案馆充分利用实验室的先进设备进行档案保护方面的科学研究，指导档案系本科生的专业实习，每年接待学生100余人次。 馆藏档案反映了学校创建、变迁、发展的真实历史。上海大学档案馆为学校决策、管理、编写校史、校庆展览、教学评估、毕业生学历、工资福利、房产查询认证等提供了大量的依据性、凭证性文字材料，产生了良好的社会影响。
1994年组建成立的上海大学立志继承与发扬二十世纪二十年代上海大学的光荣传统，上海大学档案馆为弘扬二十世纪二十年代上海大学的革命精神，传承学校历史，激励后人，2010年以来积极丰富馆藏，开展了相关档案及史料的收集、征集工作，通过向上海市档案馆上海音像资料馆上海市图书馆中国第二历史档案馆、陕西宁强县档案馆及老校友等多种途径、多种方式收集、征集档案。截止到2014年12月31日，收集、征集上海大学（1922-1927）全宗案卷40卷，文件265件，载体形式包括纸质、声像、实物。全宗内案卷档号按大流水方式编制。
全宗内档案内容主要包括1922年上海大学珍贵影像15分钟；上海大学大事记、上海大学学生职员名单、上海大学学生自发创办的《湘锋》杂志；《民国日报》和《申报》有关上海大学开办、概况、招生、毕业、教学、教职员重要会议、学生爱国运动、同乡会等方面的报道；1926年上海大学社会学系毕业学生陶新畲的年谱、革命回忆录、书籍、报刊及其妻革命烈士证明书等；上海大学社会学系学生金仲育毕业证书（于1927年7月毕业）；上海大学毕业生呈请国民政府教育部证明毕业资格的有关文书。
原上海大学全宗主要由文书档案、教学档案、科研档案、设备档案、基建档案、外事档案、财会档案和声像档案组成。原上海大学主要是新闸路校部、文学院、工学院、国际商学院、美术学院档案（原上海大学法学院档案归属上海政法学院）。
（1）党群综合档案主要有校、院两级党委会会议记录，党委工作计划、报告、决议等。纪检主要有纪委工作计划、小结、调查报告等。组织主要有组织工作计划和小结，干部任免工作统计报表，入党、转正等材料。工会主要有工代会有关文件，工会工作计划、报告、总结、统计，表彰先进个人、集体的材料。团委工作主要有校、院团代会、学代会材料，团委工作计划、报告，总结材料，奖惩材料等。行政类主要有上级单位、有关学校、学院行政管理的综合文件，全校性、全院性的规章制度，学年年度工作计划、总结、报告，学校、学院教育事业发展规划、计划及上级批复，校、院内部门行政启用印章的文件及印模，学校、学院历史沿革、大事记、工作简报等。人事主要有人事工作计划、总结报告，校、院行政机构报告及上级批复，教职工奖惩材料，人事统计报表，职称评定，聘任专业技术职称材料，工资管理材料，教职工调入、调出及校、院内调动材料等。
（2）教学档案主要有教学管理的文件，教学改革、培养计划，学校、学院规划，有关教学的规章制度，教学评估、检查，学生的学籍管理材料，招生和毕业生分配去向材料，历届学生成绩大表等材料。
（3）科研档案主要有科技统计年报表，科研基金项目申报、评审材料，鉴定书，成果获奖证书（复印件）等。
（5）基建档案主要有学校、学院教学、学生宿舍、工厂等用房的总平面图，土建、水施、电施、结施等图纸和文字材料等。
（6）外事档案主要有学校、学院对外交流项目，互派教师讲学、进修，互派学生留学的申报、审批材料等。
（7）财会档案主要有上级有关财务会计工作的文件材料，本校、院财务计划、总结、请示、批复等文件，财会预决算报表，统计报表总帐、日记帐，工资发放名册等。
（8）声像档案主要有反映学校行政管理、教学、外事、党建、文体活动等方面的照片。
上海大学全宗由党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案、财会档案、人物档案、声像档案和书画档案组成。
主要有学校党代会的会议文件、学校党委会会议记录、党委工作计划、总结、报告、决议、工作安排、党委简报、大事记、情况汇报等材料，纪委主要有纪检工作规章制度、纪委工作计划、总结、调查、处分材料，组织主要有组织工作计划、总结、副处级干部任免、名册、调动材料、入党、材料、党员情况统计报表等材料，宣传主要有上级针对学校宣传工作文件，学校宣传工作计划、总结、教职工思想、理论学习、形势教育的决定、通知、报告、总结等材料，统战主要有统战工作、总结、各级人大代表名单、政协委员名单，工会主要有上级关于工会工作的指导性文件，表彰先进的材料，团委主要有团委工作计划、报告、总结、学代会、团代会材料和奖惩材料等。
主要有国家教委、上海市教委等上级单位关于学校行政管理的综合性文件，学校规章制度、工作计划、总结、报告、上级批复、启用印章的文件和印模、学校历史沿革、情况简介、大事记、工作简报、学校的统计报表等材料，人事主要有人事工作计划、总结、报告、会议记录、机构调整材料、教职工奖惩材料、职称评定、聘任兼职教授材料、学校定编计划、报告、上级批复、工资管理材料、教职工校内外调动材料、职工工资名册人事统计报表等。总务主要有总务工作计划、总结、报告、房屋物资管理、公费医疗等文件。
主要有学籍管理的文件，教学改革培养目标、培养计划、学分制等方面的指示、办法、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、教学评估、检查、统计报表、重点学科、专业实验室建设方面的材料，各届学生的学籍管理材料，招生和毕业生材料、研究生（硕士、博士）毕业论文及评审材料、历届学生成绩大表等材料。
主要有科研行政、计划、成果、经费管理的文件材料，科研准备阶段形成的计划任务书、申请书、合同、协议书，实验阶段形成的各类原始记录、数据处理材料、设计的文字说明和图纸、总结鉴定阶段的研制、研究报告、专家评审意见及鉴定意见草稿、鉴定证书、签到名单，申报成果阶段的科研成果登记表、申请表、奖励和审批材料，科研成果获奖证书（复印件）、推广应用阶段的使用报告、技术转让合同、协议等材料。
主要有学校基建工作规章制度、工作计划、总结、报告等文件，教学、研究、办公、学生宿舍等用房的平面图、水、电、管道分布图等文字材料和图纸。
主要有上级关于设备方面的文件，设备处关于全校设备管理方面的文件及年度计划、总结和大型仪器设备的购置申请论证、购置合同、开箱验收报告、使用说明书、操作手册、线路图纸、技术资料等材料。
出版档案主要由出版工作的文件，学校出版工作的计划、总结、向上级的请示、批复和学校出版的报刊、期刊、样书。
外事主要有外事工作文件，学校外事工作计划，总结，出国考察、访问、讲学、进修材料，外籍人员来访、来校任教、国际会议、校际交流和留学生材料等。
主要有上级有关财务会计工作的文件材料，本校财务计划、总结、请示、批复等文件，财会预决算报表，统计报表总帐、日记帐，工资发放名册等。
主要反映学校知名人士的生平、各类活动、成果的材料和外界对其的评论材料等。
主要反映学校管理、教学、研究、外事、文体活动、生产实践等方面活动的照片和录音材料等。
