效率提高宝典：在Trello平台上使用马克·安德森个人效率系统保健健身 56健康网

　　原标题：效率提高宝典：在Trello平台上，使用马克·安德森个人效率系统

　　编者按：作者借鉴了Marc Andreessen的个人效率系统，利用Trello作为载体，提高了自己的生产力。本文作者，原文标题。

　　不知道你是否像我一样，一直想找一个适合自己的to-do list（待办事项列表）系统。

　　我试着制定严格的日程表，并努力坚持，但是我发现这种精确严密的日程是有局限性的。我也试着不做任何计划，但完全缺乏组织性让我欠缺对工作的动力和责任感。最后，我尝遍了所有常用的to-do list app，比如Wunderlist和Todoist，他们确实不错，但没有那么好。

　　直到我看到Marc Andreessen的，我才意识到自己失误在哪里。是万维网刚刚兴起时的中心人物，风投公司的联合创始人，也是一位亿万富翁。在这篇文章里，他详细描述了一个个人效率系统，这个系统没有时间表，只有三个清单。这让他（如果你使用这个系统，那么也包括你）能够在任何时候都专注于最重要、最有趣的工作。

　　幸运的是，我用免费的工具——Trello改造了Marc Andreessen的个人效率系统，把纸张变成数字版本，这对我来说效果显著，我希望这对你们来说也有效。

　　你可以用Trello创建看板、列表和任务卡。通常情况下，这个工具更多用于团队协作，但它的功能极其强大，你完全可以把它作为个人生产力工具。Trello基于“看板（Board）”实现各项功能，看板是一种利用白板+便利贴即可实现项目管理的强大工具。

　　我用别的to-do list app时遇到的问题是：这些app让我一次只能关注一个列表。Trello的神奇之处在于，你可以在看板上完整地看到你的所有列表。所有的任务列表出现在你面前时，它的效果大于部分——你的列表变成了个人效率系统的一部分。

　　这可能不太好理解，为了你更好地使用这个指南，我先给你展示看板，你可以轻松地创建看板，然后我再讲指南的各种细节。下图是一个Trello看板的例子：

　　List（列表）——这个功能和其他to-do list一样，列表由一组按某种顺序排列的任务卡组成。上图中，有“Done（已完成）”、“Today（今日任务）”、“Todo（当前任务）”、“Watch（留意任务）”和“Later（推迟任务）”这几个列表。

　　Card（任务卡）——组成列表的条目，是工作中的每一项任务。上图中，“Task I’ve finished today（今天已经完成的任务）”就是一张任务卡。在Trello中，你可以轻松地把任务卡移动到其他列表中，或者在列表内部拖放实现重新排序，它们存储着每一项任务的所有信息。

　　在Trello官网上注册，你可以在网页、桌面和手机三端使用Trello。但我比较推荐先在网页上注册、设置好你的Trello，再在桌面和手机端使用。

　　我通常在手机上查看今日任务，这样做不好的一点是，竖屏模式下，一屏只能看到Trello的一个列表，要查看其他列表就必须滑动（或者缩放屏幕，但一屏也只能看到两个列表）。所以一般情况下，我总是先在网页/桌面端完成日常规划，这样一来，我就可以很容易地看到整个看板的情况。

　　注册完成后，Trello会打开一个默认看板，如下图所示（如果你曾经用过Trello，那你可以创建一个新的看板，打开后也是默认的）。你可以给这个看板命名，尽量选择能够提醒看板内容的名字。

　　现在你可以在这张空白的看板上作画啦。因为Trello的可玩性非常高，你可以随意省略、跳过、重复我所说的任何步骤——只要你觉得这样更适合你自己。

　　Marc Andreessen的个人效率系统是一个极简主义的系统，只有三个核心任务清单：

　　To-do list（当前任务列表） ——包含所有需要优先完成的“must do（必须完成）”任务。

　　Watch list（留意任务列表）——包括所有现在需要做，但因为各种原因没法完成的任务，你需要密切关注。

　　Later list （推迟任务列表）——你想做，但优先级不高的任务，可以推迟。

　　这些列表的目的是帮助你分清轻重缓急，把重点放在重要的事情上。这样，你就会知道To-do列表中的所有任务都是你现在就要做的事情，你需要关注Watch列表中的所有任务，而Later列表则是你有空的时候可以做的事情。

　　选择“+Add another list（添加列表）”，输入每个列表的名字。

　　这三个列表就可以记录我的任务了。当某个任务的优先级变高，我就把它向左边移动，比如，Watch列表中的某个任务变得非常紧急，我只需将它向左移到To-do列表。

　　点击“Add a card（添加卡片）”，输入任务名称，敲回车键就好了。如果你不确定任务卡应该放在哪个列表里，也别担心，你可以很轻易地在列表之间移动每一个任务卡。

　　任务卡是Trello的核心，你可以给每张卡片添加描述、评论、附件、清单，还可以设置到期日。

　　每天晚上，Marc Andreessen会从这三个列表中选出优先级最高的、第二天要做的3-5项任务写在索引卡上。

　　现在就可以开始整个工作了。我会在前一天晚上把3-5个任务卡移到“Today”，工作开始后，每当我完成一项任务，我就把它挪到“Done”；每当出现一项新任务，我就在“Todo”中新建任务。

　　快下班了，我会快速回顾一下所有的任务，确保所有已经完成的任务都被移动到“Done”列表中，然后我点击该列表右上角的三个点，在弹出的菜单中选择“Archive All Cards In This List（归档这个列表中的所有卡片）”。当然，归档不是删除，你之后可以查看自己归档的所有任务卡。

　　在一天结束时做这件事，实际上能够激励我完成任务。自从我习惯这整个工作流程之后，我注意到，当我没有完成白天需要完成的3到5件事时，我会感到内疚。

　　我还把那些需要等待进一步消息的未完成卡片移到“Waiting”列表中。如果我决定无限期地推迟一项任务，我会把它移动到“Later”列表。

　　然后，我为第二天的任务做好准备，我会确保自己把必须要做的任务移动到“Today”列表内。接着，我会快速浏览“Waiting”和“Later”，确保没有需要变更优先级的任务。

　　我会在完成某个非常有用的任务后（比如去健身房、打扫房间、甚至是倒垃圾等），在“Done”列表中新建一张任务卡，我认为这是对自己的一种奖励——看着自己的“Done”列表又多了一张卡片的感觉真是太爽了！

　　同时，这个方法还可以帮你养成使用Trello的习惯（应该有很多人因为没法坚持使用某个app然后就没有然后了吧……）。

　　点击“Checklist”会出现两个选择，你可以创建一个新的清单，并为它命名，也可以复制之前在其他任务卡中创建过的清单（Copy Items From…/从...复制子项...）。

　　复制清单对工作来说简直是太棒了，免去了重复输入清单内容的繁琐。下图是Better Humans的同好给我分享的清单。

　　当然你可以创建一个一次性的清单。有了清单，你就可以记下任务中所有容易忘记的细节，同时把注意力集中到下一步需要做的事情上。

　　幸运的是，Trello有Power-Ups，可以帮你添加相应的扩展程序。Power-Ups提供非常多重复新建任务卡的扩展程序，我用的是最简单的一款：Card Repeater（任务卡重复器）。

　　你可以点击上面的超链接进入Power-Ups，也可以在看板内点击右上角More Menu（显示菜单）进入Power-Ups。找到“Card Repeater”，点击绿色的“Add（添加）”按钮添加扩展程序。

　　注意，普通用户只可以添加一个扩展，如果需要更多扩展，则要付费升级（看板内每位用户9.99美元/月）。扩展可被删除（点击Show Menu，在Power-Ups下点击Card Repeater，选择Disable即可）。

　　要重复一张任务卡，只需要点击卡片，然后在右侧找到POWER_UPS，点击Repeat（复制），设置你希望的重复频率。

　　Card Repeater的特殊之处在于它还会复制任务卡内的清单。如果你的任务卡附带了清单，你将其设置为重复，那么新卡片将创建相同的且未被勾选的清单。

　　这是我最喜欢的扩展功能，因为它用起来足够简单，功能足够多样。每当我发现自己多次重复一项任务时，我总是问自己能否为它制作一张重复任务卡。我建议你也这么做。

　　现在，你已经按照以上步骤创建了自己的看板，它的功能实际上是完整的。你可以继续保持这个最简单的看板状态，但就我个人而言，我喜欢我在其他app中见过的漂亮配色和活泼的设计。“功能性”的一部分就是吸引你使用它，个性化你的看板会让它对你更有吸引力。

　　Show Menu，选择Change Background（更改背景）。你可以将背景改成照片或纯色背景。如果你是极简主义者，你可能不希望改变默认的蓝色背景，因为这和Trello图标很搭。如果你是一个自然爱好者，你可能想要每天都看着你最喜欢的风景。就我个人而言，我使用色彩鲜艳的图片吸引自己使用看板。

　　从直觉上说，色彩鲜艳的东西对我们有吸引力——这是几代营销人员在品牌推广中一直在使用的理论。把这个理论用起来，选择一个让你乐于使用该app的背景。

　　使用emoji为你的列表添加隐喻，这样你的潜意识就能更好地理解每个列表的用途。我通常在列表的开头添加表情符号。要在Mac电脑上使用表情符号，你可以输入Control+Command+空格，或者进入这个网站，从网站里复制粘贴。

　　我希望我选择的表情符号对你有意义。欢迎你选择自己的emoji或者复制我的emoji。

　　Trello是一个强大的工具，有大量功能，而大多数人（包括我）都不会完全探索这些功能。然而，我发现有几件事对更大化利用Trello是有帮助的。

　　Card Repeater是一个非常棒的扩展程序，除此之外，还有许多扩展程序，我个人甚至还没有开始探索。

　　如果你有喜欢的、常用的应用程序，那你一定要在Trello的Power-Ups中搜索它，你很有可能就会在这两个应用程序之间找到一些交叉功能。

　　Show Menu，单击More（更多）Email-to-board Settings（邮件到看板设置）。在这里，你可以看到Trello已经为你生成了一个邮件地址，这就是你通过电子邮件添加卡片的收件人，你可以生成一个新的邮件地址，但不支持自定义。你需要更改“Your emailed cards appear in…（你通过电子邮件生成的卡片出现在…）”的两个选项：List（列表）和Position（位置），这关乎新任务卡出现在哪个列表、该列表的哪个位置，一定要按照自己的习惯来。